Asistente Administrativo altamente organizado y detallista que apoya las operaciones diarias en un entorno de fabricación. Sus responsabilidades suelen incluir la coordinación de eventos, la gestión de las comunicaciones de la oficina, la elaboración de informes, el mantenimiento de registros y la atención a las necesidades departamentales, como ventas, ingeniería y producción.
Actúa como enlace clave entre la gerencia, el personal de planta, los proveedores y los clientes para garantizar un flujo de trabajo fluido y una comunicación oportuna. Demuestra dominio del software de oficina, la gestión documental y los procesos administrativos, a la vez que comprende el ritmo acelerado y la exigencia de cumplimiento normativo de los entornos de fabricación.
Responsabilidades primarias
- Predicar con el ejemplo con un La seguridad pimero mentalidad en cada tarea
- Coordinar eventos internos y externos como reuniones, capacitaciones, celebraciones de la empresa o visitas a proveedores.
- Organice el viaje, el catering, el montaje de la sala, el equipo audiovisual, la señalización y los suministros. Asegúrese de que todos los detalles logísticos estén confirmados y comunicados con antelación.
- Organización de comidas, refrigerios y recarga de bebidas.
- Ejecutar varios informes de producción y ventas
- Actualice el panel de ventas mensualmente
- Responder llamadas como respaldo del equipo de ventas según sea necesario
- Capacidad de ingresar pedidos cuando el departamento de ventas necesita apoyo
- Crear y ordenar tarjetas de presentación
- Gestionar la entrada de números de serie en el sistema ERP
- Crear y mantener listas de materiales (BOM)
- Actualizar la producción a medida que se liberan trabajos de Ingeniería
- Introducir informes de certificación para buques certificados
- Mantener la base de datos de documentos de ingeniería
- Crear archivos de trabajo para ingeniería/producción según sea necesario
- Tareas adicionales asignadas
Requerido
- Diploma de escuela secundaria o su equivalente
- 3-5 años de experiencia en soporte administrativo o de oficina
- Experiencia en entorno de fabricación
Preferido
- Título de asociado o licenciatura en administración de empresas o un campo relacionado (preferible pero no siempre obligatorio)
- Experiencia apoyando a ejecutivos, departamentos de ventas, ingeniería o producción.